Améliorer la qualité des données de l’IITA grâce aux boucles de rétroaction

Catalpa International a lancé des recherches sur des façons de renforcer les mécanismes de retours d’information afin d’améliorer la qualité des données de l’IITA. Grâce à un financement du Fonds pour l’utilisation des données de l'IITA, Catalpa a élaboré des recommandations clés à l’intention des signataires et du Secrétariat de l’IITA. Au cours de l’année à venir, le Secrétariat de l’IITA et le groupe de travail sur l’utilisation des données s’attacheront à mettre ces recommandations en œuvre et à aider les signataires à prendre des mesures pour améliorer la norme de qualité des données.

Pourquoi renforcer les retours d’information ?

À ce jour, plus de 1200 organisations ont publié des données conformément à la norme de l’IITA concernant plus d’un million de projets humanitaires et de développement. Certains utilisateurs de données ont fait part de problèmes de qualité les ayant empêchés d’utiliser ces données dans leurs activités. Ce problème avait déjà été relevé dans le Plan stratégique de l’IITA pour 2020-2025 (ES / FR), qui dispose que « la qualité des données est essentielle à leur utilisation, et les retours d’information des utilisateurs contribuent à son amélioration ».

Quels ont été les résultats de la recherche ?

Catalpa a effectué une révision sommaire et a interrogé des représentants de toute une gamme d’organisations ayant publié et utilisé des données de l’IITA, y compris des gouvernements, des organisations multilatérales et de la société civile, ainsi que des experts techniques. Les recherches ont mis en lumière différents obstacles et facteurs qui influent sur la qualité des données, mais ont principalement mis l’accent sur le rôle des processus de retours d’information.

Les résultats ont confirmé que les retours d’informations sont un facteur essentiel qui incite les organisations signataires à améliorer la qualité de leurs données de l’IITA. Cependant, la plupart des signataires interrogés ont déclaré n’avoir reçu que très peu de retours d’information sur leurs données et Catalpa a identifié les difficultés suivantes, lesquelles sont inhérentes au processus de communication des commentaires :

1. Les retours d’informations nécessitent des efforts : les utilisateurs de données très occupés doivent consacrer du temps et des efforts à la communication de leurs retours d’information.
2. Absence de canaux officiels de communication des commentaires : plusieurs pays partenaires ont déclaré n’avoir connaissance d’aucune voie officielle pour faire part de leurs commentaires.
3. Confiance dans le processus de rétroaction : les utilisateurs de données ont déclaré qu’ils n’étaient pas certains d’obtenir une réponse efficace s’ils faisaient part de leurs commentaires. L’une des raisons avancées est que les signataires fournissent des adresses électroniques génériques, et que les utilisateurs doutent que leurs commentaires parviennent à la bonne personne.
4. Risque pour la réputation de ceux qui font des commentaires critiques : pour certains, le fait de faire des commentaires sur des canaux publics tels que GitHub présente un risque pour leur réputation car leurs commentaires pourraient être perçus comme un manque de connaissances ou de compréhension. D’autres utilisateurs de données sont réticents à faire des commentaires car ils craignent qu’ils ne soient interprétés comme étant la position officielle de leur organisation.

Consultez les recherches de l’IITA sur les mécanismes de rétroaction pour prendre connaissance de toutes les conclusions sur les manières dont différents facteurs, obstacles et mesures incitatives influent sur la qualité des données, et de l’impact des processus de rétroaction actuels sur la qualité des données.

Sept recommandations en vue d’améliorer la rétroaction

Catalpa a formulé sept recommandations à l’intention des signataires et du Secrétariat de l’IITA. Le Secrétariat et le groupe de travail sur l’utilisation des données ont défini des mesures claires à mettre en œuvre (voir les plans sur la présentation ci-après). La principale conclusion des recherches étant que la charge de l’identification des problèmes de qualité des données ne devrait pas peser sur l’utilisateur final, les recommandations visent à garantir que des mécanismes de rétroaction soient mis en œuvre plus tôt dans le processus de publication afin de pouvoir résoudre les problèmes majeurs de qualité des données avant que celles-ci ne parviennent aux utilisateurs externes.

Recommandations à l’intention des signataires de l’IITA

Recommandation 1 : Améliorer la rétroaction au niveau de la saisie des données : les organismes individuels doivent inclure une validation dans les formulaires de saisie des données afin que les problèmes de qualité des données soient détectés dès cette étape. Les personnes saisissant les données doivent être encouragées à les prévisualiser au moyen de visualisations simples. Le rapport relève que les personnes qui connaissent le mieux les projets sont souvent les mieux placées pour identifier les problèmes.

Recommandation 2 : Améliorer les boucles de rétroaction entre l’équipe publiant les données et celle saisissant les données : les équipes publiant les données doivent régulièrement communiquer sur l’importance de la bonne qualité des données et des indicateurs de qualité des données avec tous leurs collègues. Ceci aidera les personnes chargées de saisir les données à suivre les progrès réalisés en matière de qualité des données pour leurs projets.

Recommandation 3 : Établir des boucles de rétroaction entre les équipes publiant les données et les bureaux locaux dans les pays partenaires : les signataires doivent veiller à la présence de boucles de rétroaction entre leur siège et leurs bureaux situés dans des pays partenaires donnés. Ils doivent également renforcer leurs échanges avec leurs contreparties dans les bureaux de pays pour examiner et résoudre les disparités entre les données.

Recommandation 4 : Continuer à inviter les utilisateurs internes à faire des commentaires : les signataires doivent continuer à échanger avec le personnelau sein de leurs organismes pour promouvoir l’utilisation des données de l’IITA, aussi bien leurs propres données que celles d’autres signataires, et l’inviter à faire des commentaires sur la qualité des données.

Afin de soutenir la mise en œuvre des recommandations à l’intention des signataires, le Secrétariat de l’IITA facilitera des échanges sur les bonnes pratiques d’amélioration des mécanismes internes de rétroaction avec les signataires par l’intermédiaire des nouvelles communautés de pratique de l’IITA. De même, le Secrétariat de l’IITA travaillera directement avec les signataires pour utiliser l’outil de validation de l’IITA (lancé en octobre 2020), en les aidant à améliorer la qualité de leurs données et à utiliser l’outil de validation de différentes manières en vue d’améliorer leurs propres mécanismes internes de rétroaction. Concernant la recommandation 3, le groupe de travail sur l’utilisation des données de l’IITA lancera l’année prochaine, en coordination avec le Secrétariat, un projet visant à évaluer de possibles manières d’améliorer les boucles de rétroaction entre les équipes publiant les données et les bureaux locaux.

Recommandations à l’intention du Secrétariat de l’IITA

Recommandation 5 : Améliorer la rétroaction automatique à l’intention de tous les signataires : les signataires et les utilisateurs de données doivent mieux utiliser les outils existants pour identifier les erreurs dans les données de l’IITA, et ces outils doivent être améliorés. Par ailleurs, le rapport recommande d’élargir et de mieux communiquer l’évaluation de la qualité des données.

Le Secrétariat de l’IITA contribuera à la mise en œuvre de la Recommandation 5 en étudiant la possibilité de mettre en place une rétroaction automatique à l’intention des signataires concernant les problèmes de qualité des données. Le Secrétariat tiendra également compte des suggestions du rapport dans le cadre de sa consultation prévue l’année prochaine en vue de créer une nouvelle méthode de mesure de la qualité des données.

Recommandation 6 : Établir une rétroaction ciblée à l’intention des signataires prioritaires : le Secrétariat de l’IITA doit définir des critères pour identifier les signataires avec lesquels il faut travailler en priorité. Ces critères devraient permettre de dresser une liste des signataires prioritaires, et d’établir un processus systématique de résolution des problèmes majeurs de qualité des données avec ces signataires.

Le Secrétariat de l’IITA a déjà commencé à travailler avec une liste de signataires cibles pour améliorer la qualité de leurs données à l’aide de l’outil de validation de l’IITA. Grâce aux enseignements tirés de ces travaux, le Secrétariat entend mettre en place un suivi et une collaboration systématiques réguliers avec les signataires concernant la qualité des données.

Recommandation 7 : Solliciter et coordonner les commentaires des utilisateurs externes des données : Une fenêtre de dialogue visant à recueillir des commentaires devrait être mise en place sur la plateforme d-portal et la Banque de données de l’IITA, les données ainsi recueillies venant alimenter un outil central de rétroaction. Les commentaires seraient transmis à un signataire spécifique ; le Secrétariat serait mis en copie afin qu’il dispose d’une visibilité globale sur les retours des utilisateurs.

L’année prochaine, le Secrétariat de l’IITA et le groupe de travail sur l’utilisation des données entendent étudier la possibilité de mettre en place un outil central de rétroaction conformément à la feuille de route de mise en œuvre du Bilan technique de l’IITA.

Prochaines étapes

Le Secrétariat de l’IITA travaillera avec les signataires et les utilisateurs de données pour mettre en œuvre les recommandations de Catalpa, et le groupe de travail sur l’utilisation des données jouera un rôle clé dans ces activités. Pour en savoir plus, consultez le rapport sur les processus de rétroaction de l’IITA et la présentation sur la façon dont les recommandations seront mises en œuvre.