Le Conseil d’administration de l’IITA, en soutien du Groupe de travail institutionnel de l’IITA, met en œuvre un processus de sécurisation des dispositifs d’hébergement de l’Initiative pour la période 2023-2027.
Termes de référence
Les dispositifs d’hébergement de l’IITA consisteront en la fourniture de deux services principaux : (1) les services de Secrétariat des politiques et de la technologie et (2) les services de soutien juridique et opérationnel. Les termes de référence de ces deux domaines sont désormais finalisés et peuvent être consultés en cliquant sur les liens ci-dessous :
Programme
Le processus d’offre et de sélection aura lieu entre octobre 2022 et mars 2023 et sera composé des phases suivantes :
Processus d’offre
Sollicitation d’offres ouverte
- Les termes de référence pour l’hôte et le prestataire seront publiés en anglais, français et espagnol, sur IATI Connect et sur le site Internet de l’IITA. Les membres sont également encouragés à diffuser largement le lien au sein de leurs réseaux. Toutes les organisations sont encouragées à soumettre des offres, y compris les hôtes existants, en se fondant sur les conseils explicites du panel d’évaluation d’avril 2022.
- Les organisations qui souhaitent soumettre des offres pour les deux ensembles de termes de référence sont encouragées à le faire, mais doivent satisfaire à l’ensemble des exigences incluses dans ces derniers. Différents critères seront appliqués à chaque ensemble de termes de référence, compte tenu de la nature distincte de chaque cadre de travail.
- Le Conseil d’administration organisera un « appel des soumissionnaires » ouvert pour chacun des termes de référence début décembre.
Recherche et prise de contact
- Une petite équipe de recherche issue du Conseil d’administration et du Groupe de travail institutionnel s’entretiendra avec certaines organisations qui sont considérées comme adaptées à l’IITA afin de solliciter leur intérêt et répondre à toutes leurs questions éventuelles. Les membres de l’IITA sont encouragés à se mettre en contact avec le Conseil d’administration ou le Groupe de travail institutionnel pour leur faire part de leurs suggestions ou connexions afin d’enrichir la recherche.
Clôture de la soumission des offres ; établissement de la première et de la deuxième sélections
- Le Conseil d’administration met au point des critères d’exigences minimales pour la première sélection, ainsi que des critères de choix pour la deuxième sélection, en s’appuyant sur les termes de référence publiés et en prenant en compte les discussions du Groupe de travail institutionnel de 2021 et du panel d’évaluation d’avril 2022. Ces critères sont finalisés par le Conseil d’administration après discussion avec le Groupe de travail institutionnel.
- La première sélection est réalisée par le Responsable des processus et examinée par le Groupe de travail institutionnel à l’aide des critères d’exigences minimales convenus.
- Conformément aux conseils du Groupe de travail institutionnel, un panel de sélection constitué de 5 à 7 membres, des experts de tous les domaines couverts par chaque ensemble de termes de référence qui représentent les catégories de membres de l’IITA de manière équilibrée, est invité par le Conseil d’administration à former un panel pendant une période déterminée, de janvier à mars, dans l’objectif d’opérer une deuxième sélection de candidats pour chaque ensemble de termes de référence.
- Le processus initial d’établissement de la deuxième sélection pour chaque ensemble de termes de référence est effectué par le panel de sélection, qui affine la liste des organisations candidates choisies lors de la première sélection pour ne conserver que les 2-3 options les plus prometteuses en s’appuyant sur la liste des candidats sélectionnés et sur les critères de sélection convenus et des entretiens. Ces options sont ensuite transmises au Conseil d’administration.
Hôte et prestataire préférés recommandés aux membres
- En fonction des options émanant du Groupe de travail institutionnel, le Conseil d’administration formule des recommandations aux membres sur les offres les plus qualifiées pour chacun des deux domaines de travail. Le Conseil d’administration indique son candidat préféré pour chaque ensemble de termes de référence ainsi que son raisonnement, en tenant compte du fait qu’une organisation ait ou non soumis des offres pour les deux ensembles de termes de référence.
- Le Conseil d’administration transmet des recommandations écrites aux membres de l’IITA concernant l’/les hôte(s) et le(s) prestataire(s) préféré(s) le(s) plus qualifié(s), afin d’obtenir leur approbation pour le(s) deuxième(s) candidat(s) pour chaque ensemble de termes de référence au cas où les négociations finales avec les candidats préférés n’aboutiraient pas.
Vote de l’Assemblée des membres
- Les membres se réunissent en personne au cours de l’Assemblée des membres (13-14 mars 2023) afin de discuter des recommandations formulées par le Conseil sur la sélection et l’engagement, et de les approuver. Les catégories de membres auront la possibilité de se rencontrer pour échanger la veille de l’Assemblée des membres.
Éligibilité au vote
- Tout membre qui aura payé ses cotisations de l’année 9 (2022) au plus tard le 31 décembre 2022 sera éligible au vote, y compris tout membre inclus dans la deuxième sélection en tant qu’hôte ou que prestataire.
- Tout pays partenaire bénéficiant d’une exonération active des cotisations pour l’année 9 sera éligible au vote.
- Le Conseil d’administration cherchera à étendre l’option de l’exonération (actuellement ouverte seulement aux pays partenaires) aux OSC lors de l’Assemblée des membres de 2023. Les membres sont donc informés, en lien avec le processus d’offre pour le nouvel hôte et le nouveau prestataire :
- que les OSC pourront demander une exonération de principe pour l’année 10 (2023) avant l’Assemblée des membres ;
- que si le vote est approuvé à l’Assemblée des membres, toute demande d’exonération de principe sera approuvée, et que ces membres seront éligibles au vote au sujet de l’hôte.
- Tout membre, qu’il ait réglé ses cotisations ou pas, peut s’adresser à l’Assemblée des membres au cours des discussions.
- Les membres approuvent le fait que le Conseil d’administration entre dans la phase des négociations finales, puis accepte et signe une lettre d’entente avec le nouvel hôte et le nouveau prestataire de leur part. Un avis juridique sera recherché au sein de la juridiction du nouvel hôte (et du nouveau prestataire s’il est différent) pour la rédaction de la lettre d’accord.
Soumission des offres
Si vous souhaitez soumettre une offre ou si vous avez des questions concernant les informations fournies dans ce document, veuillez contacter le président du Conseil d’administration en utilisant l’adresse électronique suivante : [email protected]. Veuillez ne pas envoyer d’offres à cette adresse électronique.
Les offres doivent être envoyées à l’adresse [email protected]. Il doit être clairement indiqué sur les offres « Proposition de fourniture de services de soutien juridique et opérationnel à l’IITA » ou « Proposition de fourniture de services des politiques et de la technologie à l’IITA en qualité d’hôte ».