Publiez vos données au format de l’IITA « en un clic »

  • 6 novembre 2015

Article de notre partenaire Laia Griñó,  responsable principale de la transparence, des comptes rendus et des résultats pour InterAction. Cet article a été publié pour la première fois sur le site Internet d’InterAction le 3 novembre 2015.

InterAction vient de communiquer pour la troisième fois des informations sur ses activités financées par des dons à l’Initiative internationale pour la transparence de l’aide (IITA). Nous avons communiqué nos données pour la première fois en en mars 2015 ; depuis nous avons considérablement amélioré notre procédure de publication. Dire qu’il suffit de cliquer sur un bouton pour publier des données conformément à la norme de l’IITA n’est qu’une légère exagération. À toutes fins utiles, voici comment nous avons fait.

La procédure que nous avions mise en place pour communiquer nos données les deux premières fois a certes fonctionné, mais elle était loin d’être efficace. Voici à quoi elle ressemblait (les personnes concernées sont en italiques et les outils en bleu, en caractères gras) :

old_iati_process

Vous pourriez vous demander, à juste titre, pourquoi nous ne nous sommes pas contentés d’utiliser AidStream. En effet, nous n’aurions eu qu’à entrer les informations sur les dons reçus dans cet outil pour les publier directement dans un format conforme à la norme de l’IITA. La principale raison de notre choix est que nous avions également besoin de ces données pour un usage interne. Il nous était impossible d’utiliser AidStream comme outil de gestion des subventions car nous recueillons des données en la matière qui ne sont pas couvertes par l’IITA. En outre, nous ne voulions pas obliger les gestionnaires des subventions à entrer manuellement des données à deux endroits : les formulaires de subvention et AidStream. Ainsi, malgré le temps nécessaire à la mise en place de cette procédure, elle s’est révélée plus efficace à court terme que d’autres solutions.

Cependant, nous savions déjà à cette époque que nous ne pourrions pas l’utiliser durablement. En effet, après le départ de notre gestionnaire du développement des ressources, dont le rôle dans notre procédure a été transféré au responsable de l’IITA, nous avons fait de la simplification de ce processus une priorité.

C’est à cette époque que nous avons découvert que nous pouvions utiliser la base de données Salesforce qu’InterAction avait commencé à mettre en place. En collaboration avec notre directeur informatique et un collègue compétent dans ce domaine, nous avons donc créé un formulaire de subvention plus exhaustif à l’aide de la fonction « Occasions » de Salesforce. Voici à quoi ressemble notre procédure actuelle :

new_iati_process

Nous sommes très heureux d’être parvenus à ce résultat. Nous continuerons à améliorer la procédure, mais elle est maintenant si simple que n’importe quel membre du personnel d’InterAction pourrait remplir la fonction de « responsable de l’IITA ». En d’autres termes, la publication des données d’InterAction conformément à la norme de l’IITA ne dépend plus des compétences d’une ou deux personnes.

Bien que satisfaits, nous devons reconnaître que la mise en place de cette procédure n’a pas été simple. Comprendre les exigences de l’IITA nous a pris beaucoup plus de temps que prévu. Paramétrer Salesforce a également été difficile et complexe. Heureusement, ces problèmes ont présenté quelques avantages : après de vains efforts pour créer dans Salesforce un fichier contenant toutes les informations relatives aux subventions demandées par l’IITA, mon collègue s’est rendu compte qu’il pouvait tout simplement rédiger un code qui produirait un fichier XML au format IITA (vous pouvez consulter ce code sur cette page GitHub). Grâce à cette découverte, nous avons pu simplifier la procédure de publication encore plus que nous ne l’avions espéré, puisque nous n’avons plus besoin d’utiliser le convertisseur IATI2CSV.

À la lumière de notre expérience, nous souhaitons faire deux recommandations à la communauté de l’IITA :

  • Pour le Secrétariat de l’IITA : Investissez en faveur de l’amélioration des directives relatives à la communication de données à l’IITA. Dans l’état actuel des choses, la publication de données suivant la norme de l’IITA est une tâche titanesque, qui décourage un grand nombre d’organismes de publier leurs données volontairement.
  • Pour les signataires de l’IITA : Ne dites pas seulement pourquoi vous communiquez vos données conformément à la norme de l’IITA, mais expliquez comment vous le faites. Cela aidera d’autres organismes à établir leurs propres procédures, et permettra d’identifier les points délicats qui pourraient être résolus à l’aide de nouveaux outils ou de modifications apportées aux outils existants.