Candidater à un poste de responsable de la transition de l’IITA

L’IITA recrute un responsable de la transition, qui pilotera le passage de l’Initiative de l’hébergement par le Secrétariat actuel à un nouveau dispositif d’hébergement post-2023.

• Lieu : à domicile (avec déplacements)
• Contrat : temps plein (négociable cependant), afin de permettre d’avoir le plus grand nombre de candidats possible.
• Durée du contrat : 9 mois (d’octobre 2022 à juin 2023)
• Langue(s) de travail : anglais
• Date limite de dépôt des candidatures : 19 septembre 2022 (minuit, heure de New York, États-Unis)
• Voir la description complète de rôle et la candidature (recrutement du poste via le PNUD)

Informations contextuelles

Le Secrétariat de l’IITA est mandaté pour héberger l’IITA jusqu’à la fin de l’année 2022, suite à quoi cette dernière opérera la transition vers de nouveaux hôtes, mettant en œuvre une décision de son Conseil d’administration. Un processus piloté par le Conseil d’administration de l’IITA, soutenu par un Groupe de travail institutionnel représentant les membres, est actuellement mené pour identifier de nouveaux hôtes pour le Secrétariat pour la période courant de janvier 2023 à décembre 2027 ; le Conseil d’administration sollicitera l’approbation des membres pour transférer l’ensemble des fonds à l’IITA par l’intermédiaire de la passation au nouveau responsable financier. Le Secrétariat actuel se prépare à la transition de ses fonctions et responsabilités à ces nouveaux hôtes, en parallèle de la mise en œuvre en cours du plan de travail de l’IITA pour 2022 (révisé en juin 2022). Les hôtes actuels du consortium (le PNUD, DI et l’UNOPS) ont indiqué qu’ils s’engageaient pleinement à assurer un soutien continu au Conseil d’administration de l’IITA tout au long de la période de transition, y compris jusqu’à 2023, en réponse à son appel à soutien.

Dispositifs institutionnels

Le responsable de la transition évolue sous la direction et la supervision quotidienne du référent des dispositifs institutionnels au sein du Conseil d’administration de l’IITA, et est en contact avec le président et les membres du Groupe de travail institutionnel. Le responsable de la transition coopère étroitement et directement avec les conseillers juridiques, les responsables au Secrétariat des organisations du consortium sortant (PNUD, UNOPS et DI) et les responsables concernés des futurs hôtes une fois que ces derniers auront été sélectionnés et formellement approuvés au cours de l’Assemblée annuelle des membres (le 9 novembre 2022). De plus amples informations sont disponibles en cliquant sur les liens hypertextes présents à la fin de ces termes de référence.

• Cette mission s’étendra sur une période de 9 mois (d’octobre 2022 à juin 2023).
• Le poste est idéalement à temps plein, mais c’est négociable, afin de permettre d’avoir le plus grand nombre de candidats possible.
• Tout prolongement d’échéance ou toute prorogation du contrat en lui-même doit être convenu(e), en fonction des demandes du Conseil d’administration de l’IITA.
• Dans le cadre du poste, l’activité s’effectuera principalement à domicile, avec les déplacements suivants à prévoir :
• Déplacement officiel pour assister à l’Assemblée annuelle des membres de l’IITA (Copenhague ; tout le mois de novembre sauf du 7 au 11), sous réserve des restrictions de déplacement liées à la pandémie de COVID-19 en vigueur à ce moment.
• D’autres déplacements pourront être jugés utiles pour des consultations auprès du Secrétariat, du Conseil d’administration ou du Groupe de travail institutionnel de l’IITA.
• L’IITA prendra en charge les frais liés à ces déplacements et achètera les billets en s’appuyant sur le Règlement des Nations Unies relatif aux voyages.
• Des rapports de progression mensuels devront être communiqués au Conseil d’administration dans un format clair et accessible.

Rôles et responsabilités

Stratégie et plan de gestion de la transition :

• Mener de manière fluide la transition entre les dispositifs d’hébergement actuels et les nouveaux en faisant en sorte que les opérations de l’IITA soient aussi peu perturbées que possible pour les parties prenantes, y compris les signataires de l’IITA, les utilisateurs de données et les responsables de produits et titulaires de contrats externes.
• Tenir informées en continu les parties prenantes (Conseil d’administration de l’IITA, Groupe de travail institutionnel, responsables du consortium sortant et des futurs hôtes) des avancées dans la mise en œuvre des plans détaillés de gestion de la transition, en recueillant et en gérant les préoccupations dans les meilleurs délais, selon les besoins, et en assurant la communication régulière entre toutes les entités et le Conseil afin de les tenir informés de la progression de la transition et de la gestion des risques.
• Contribuer aux communications externes stratégiques en lien avec le plan de transition pour assurer l’adhésion et le soutien des membres de l’IITA et de la communauté de l’IITA plus large.

Transition : conception, mise en œuvre et clôture :

• En se fondant sur l’évaluation du statut de concrétisation du plan de travail de 2022 révisé, établir, maintenir et mettre à jour (selon les besoins) un plan de transition détaillé comprenant un plan complet au sujet des parties prenantes et un plan de suivi, en définissant qui est responsable de quel aspect et dans quels délais, les dépendances et échéances et les indicateurs de réussites identifiés par l’intermédiaire d’une approche de gestion participative. Les ressources disponibles incluent le plan de transition de haut niveau approuvé, le plan de travail de 2022 révisé, le budget et le journal des risques, le plan de transition détaillé des hôtes sortants préparé pour 2022-2023, ainsi que les discussions avec les parties prenantes concernées. Définir les principales échéances et les critères de réussite pour assurer la concrétisation effective du plan de transition ainsi qu’une approche de suivi rapproché et un calendrier pour suivre de près le progrès de la mise en œuvre ;
• S’assurer que les ressources sont attribuées et que les calendriers sont convenus, et fournir une supervision aux partenaires du consortium et aux nouveaux hôtes pour faire en sorte que les échéances soient respectées.
• Faire en sorte que les activités de transition détaillées (cessation et prise d’activité) soient complètement intégrées aux plans de travail pour 2022 et 2023 des entités du Secrétariat actuel et des futurs hôtes.
• Conseiller le Conseil d’administration quant aux approbations et/ou aux révisions nécessaires pour le plan de projet de transition et aux mises à jour nécessaires dans le journal des risques, à la fois concernant les nouveaux risques identifiés et les moyens de les gérer/atténuer.
• Évaluer les modalités juridiques et opérationnelles de transfert des connaissances, outils, etc. d’un dispositif d’hébergement au suivant. Identifier les goulets d’étranglement, les limites et l’aide disponible pour trouver des solutions permettant un transfert rapide.
• Mettre au point un plan de communication pour la transition destiné aux différentes parties prenantes et les garder toutes informées de la progression ; Élaborer des communications régulières que le Conseil d’administration pourra diffuser auprès des membres au sujet du statut de la transition, y compris pour l’Assemblée annuelle des membres de l’IITA et aux réunions trimestrielles du Conseil d’administration de l’IITA.
• Appliquer la gestion adaptative pour faire en sorte que les mesures suggérées prennent en compte les évolutions du contexte ;
• Produire des rapports trimestriels et un rapport de conclusion final sur la transition pour le Conseil d’administration.

Mise en œuvre et gestion du plan de transition :

• Mettre en œuvre les activités du plan de projet de transition liées à la fin des dispositifs d’hébergement actuels et à l’opérationnalisation du nouveau dispositif d’hébergement ainsi qu’à la coordination de l’exécution des livrables et des dépendances pour minimiser les impacts négatifs sur la disponibilité des outils ou des données de l’IITA, et maximiser l’efficacité et l’efficience du processus de transmission.
• En collaboration étroite avec le coordinateur de l’IITA et les responsables de Secrétariat des organisations du consortium sortant, faire en sorte que les principales activités préparatoires de transition soient mises en œuvre en coordination avec le plan de travail de 2022 révisé dans l’objectif d’une intégration complète, et apporter un soutien aux groupes ou aux personnes responsables de l’exécution.
• Collaborer avec le responsable financier du Secrétariat pour faire en sorte que les futurs hôtes reçoivent, dans les délais impartis, des ressources suffisantes du fonds d’affectation spéciale de l’IITA.
• Assurer la communication avec les conseillers juridiques afin de mettre à disposition du Conseil d’administration une archive contenant les avis juridiques.
• Appuyer le transfert systématique et opportun dans le temps des actifs suivants (liste non exhaustive) dans le cadre de la cessation et de la prise d’activité :
  • 1. Fonds d’affectation spéciale et états financiers, accords de cotisation ; contrats avec des prestataires externes ;
  • Accès aux outils techniques et aux sites internet gérés en interne et en externe, feuilles de route pour la planification, documents d’orientation et documentation technique ;
  • Réseaux de connaissances et plateforme de l’IITA ; contrats, services, outils et abonnements ; contacts.

Gestion des effectifs et des relations :

• Collaborer étroitement avec le coordinateur du Secrétariat de l’IITA, en échangeant des mises à jour régulières sur la progression concernant la diffusion auprès des parties prenantes concernées.
• Mettre à disposition des responsables et des autres rôles clés un coaching de manière à leur permettre de transférer de manière fluide le leadership, de renforcer les relations et de bénéficier d’un soutien tout au long du processus de transition.
• Animer des ateliers ou d’autres activités selon les besoins pour assurer l’efficacité de la planification conjointe et du transfert de connaissances entre les hôtes sortants et futurs.
• Mettre à disposition du Conseil d’administration et des hôtes futurs des rapports de progression mensuels qui signalent tout risque prévisible et proposent des mesures d’atténuation.
• Établir un mécanisme permettant de faire connaître les problèmes, les préoccupations et les demandes de clarification afin d’être en mesure de les résoudre de manière rapide et satisfaisante.

Examen indépendant de la transition

Mettre au point des termes de référence pour le recrutement d’un consultant qui réalisera un examen indépendant de la transition ; celui-ci inclura des entretiens avec les membres du Secrétariat et les responsables de consortium sortants et futurs, ainsi qu’avec le Conseil d’administration, le Groupe de travail institutionnel, les membres de l’IITA et le responsable de la transition. Cela marquera la fin de la transition

Pour plus d’informations sur le poste et pour candidater, rendez-vous à l’adresse suivante : jobs.undp.org/