Quelles données publier ?

Lors de la publication de données IITA, vous devrez donner des informations détaillées sur votre organisation en général, et sur vos activités humanitaires et de développement en particulier. Vous pouvez préciser de nombreuses informations au sujet de votre organisation et de ses activités, notamment à propos de ses finances, de ses résultats et du contexte.

L’IITA ne se résume pas à la publication de données concernant l’aide publique au développement ; idéalement, vous devriez publier des informations détaillées au sujet de chacune de vos activités en rapport avec la coopération au service du développement ou l’action humanitaire.

Nous vous suggérons de commencer par publier les informations obligatoires et recommandées (sous forme d’éléments) avant de compléter vos données lorsque vous vous serez familiarisés avec l’utilisation de l’IITA.

Le guide de référence du site Internet de la norme de l’IITA constituent un cadre complet indiquant la manière dont vous devez présenter vos données. N’hésitez pas à consulter également la page Comment utiliser le guide de référence de l’IITA. Cependant, la plupart des outils de publication vous dispenseront d’y avoir recours.

Deux sortes de fichiers de données

Vous devez créer des fichiers de données de deux sortes différentes : un fichier d’organisation et un fichier d’activité.

Organisation

Toutes les informations relatives à votre organisation doivent être publiées dans un fichier d’organisation.

Il s’agit d’un fichier XML que vous devez créer pour y indiquer toutes les informations relatives à votre organisation, par exemple son nom, son identifiant d’organisation membre de l’IITA, ses budgets prospectifs, le total de ses dépenses ainsi que des liens vers les documents correspondants, tels que des rapports annuels ou des documents de stratégie. Les budgets peuvent être ventilés par pays et par organisme.

La norme de l’IITA relative aux organisations indique la manière dont chaque information doit être communiquée. Le guide Quelles informations faire figurer dans votre fichier d’organisation explique ce qu’il faut y inclure.

Activité

Toutes les informations relatives à vos activités doivent être publiées dans un fichier d’activité. Il s’agit d’un fichier XML dans lequel vous indiquez les activités de votre organisation. Vous devez décrire chacune de ces activités – par exemple leur lieu, leur mode de financement et leurs résultats.

La norme de l’IITA relative aux activités détermine la manière dont chaque information doit être communiquée.

Chaque activité est identifiée par un code unique, que l’on appelle un identifiant de l’IITA. Il est constitué de votre identifiant d’organisation membre de l’IITA suivi d’un code de référence interne.

Pour plus d’informations au sujet de ce que nous appelons « activité » et des données à publier concernant les activités, veuillez consulter :

• Qu’entend-on par le terme « activité » ?
• Les principales informations à publier concernant les activités
• Toutes les informations que vous pouvez publier concernant les activités

Mise à jour des fichiers

Une fois que votre organisation s’est engagée à publier des données conformément à la norme de l’IITA, il est crucial que vous mettiez à jour vos fichiers de données de manière régulière, selon la fréquence précisée dans le compte du registre de l’IITA de votre organisation. Les principales consignes à respecter sont les suivantes :

• Les nouvelles données doivent être ajoutées aux activités existantes. Ne créez pas de nouveaux fichiers contenant uniquement les informations les plus récentes. Publiez toutes les informations concernant une même activité sous cette activité, dans le même fichier.
• Chaque activité doit s’accompagner d’un code d’activité unique (identifiant de l’IITA). Ne publiez pas le même code d’activité/identifiant de l’IITA à plusieurs endroits différents.
• Les données doivent se cumuler. Ainsi, si vous publiez vos données tous les trimestres, vous devez indiquer pour chaque activité les données du dernier trimestre à la suite des données publiées lors des trimestres précédents. Cette démarche vous permettra de corriger les données publiées, si nécessaire.
• Ne supprimez et n’effacez jamais de données. Dès lors qu’elles sont publiées, vos données doivent rester disponibles en permanence. Cependant, la norme de l’IITA reconnaît que, dans certains cas, les organismes ayant publié des données peuvent avoir besoin de corriger des données incorrectes ou de regrouper certaines de leurs activités. Si vous regroupez des activités, vous devez veiller à ce que toutes les informations soient préservées, sans aucune perte lors de l’opération.