Comment mettre à jour les informations concernant votre organisation

Modifier les coordonnées de votre organisation

Tout comme le reste du personnel, il est assez fréquent que la personne à contacter pour les questions relatives à l’IITA au sein d’une organisation vienne à changer. Si tel est le cas, contactez le Secrétariat de l’IITA pour lui transmettre le nom et les coordonnées de la nouvelle personne à contacter au sujet de l’IITA.

Vous devrez également mettre à jour le nom de la principale personne à contacter au sujet de l’IITA en vous rendant sur le registre de l’IITA. Si vous avez utilisé IATI Publisher pour commencer à publier des données conformes à la norme de l’IITA, vous pouvez vous rendre sur l’outil pour modifier les coordonnées. IATI Publisher modifiera automatiquement votre nom sur le registre de l’IITA (pour vous éviter d’avoir à passer par le registre de l’IITA vous-même pour le faire).

Assurez-vous de mettre à jour les coordonnées dans votre compte utilisateur, votre compte de signataire et vos fichiers de données.

Modifier le nom de votre organisation

Si votre organisation change de dénomination sociale, son nouveau nom peut être mis à jour dans le registre de l’IITA. Ouvrez votre compte de signataire et cliquez sur le bouton « Manage » (Gérer) en haut à droite. Pensez aussi à mettre à jour le nom dans vos fichiers d’organisation et d’activités. Le nom de votre organisation peut figurer dans les éléments <reporting-org> (organisation déclarante), <participating-org> (organisation participante) et <narrative> (texte libre).

Si vous utilisez IATI Publisher, vous devrez tout de même modifier le nom de votre organisation en vous rendant sur le registre de l’IITA et en suivant ces étapes.

Prenez aussi en compte les considérations suivantes :

• Un changement de dénomination faisant suite à une modification de la structure ou du statut juridique revient à créer une nouvelle organisation. Vous devez alors changer l’identifiant IITA de votre organisation. Pour cela, suivez les étapes décrites dans la section « Changer l’identifiant IITA de votre organisation » ci-dessous.
• Si vous souhaitez changer l’identifiant de signataire figurant dans le registre de l’IITA pour assurer la cohérence avec le nouveau nom de votre organisation, suivez les étapes ci-dessous.

Changer l’identifiant IITA de votre organisation

L’identifiant IITA de votre organisation doit être conservé, sauf en cas de changement de structure ou d’entité juridique, ce qui est par exemple le cas si votre organisation est recréée à la suite d’une fusion ou après une nouvelle immatriculation auprès de l’autorité réglementaire.

Si tel est le cas, suivez ces étapes pour que les utilisateurs puissent continuer d’utiliser les données de votre organisation sans encombre :

1. En votre qualité de signataire, vous devez contacter le Secrétariat de l’IITA pour le prévenir que vous allez mettre à jour l’identifiant IITA de votre organisation. Précisez quel est le nouvel identifiant IITA souhaité. Remarque : vous devez procéder à ces étapes même si vous utilisez IATI Publisher.
2. Le Secrétariat de l’IITA vous posera certainement des questions sur les raisons qui vous poussent à le faire, et vous communiquera des instructions. Veuillez noter que seul le Secrétariat de l’IITA peut mettre à jour l’identifiant IITA de votre organisation dans le registre de l’Initiative. Veuillez attendre la confirmation du Secrétariat de l’IITA avant de modifier vos données.
3. En tant que signataire, vous devez mettre à jour tous les fichiers soumis à l’IITA. Mettez à jour chaque référence à l’identifiant IITA de votre organisation, par exemple dans les éléments <reporting-org> (organisation déclarante). Toutefois, ne modifiez pas le code d’activité (identifiant de l’IITA) qui est attribué de façon unique à chaque activité.
4. Cette dernière étape s’applique uniquement si vous utilisez la version 2.x de la norme de l’IITA. Après avoir modifié l’identifiant IITA de votre organisation, ajoutez l’élément <other-identifier> (autre identifiant) à chaque activité dotée des attributs @ref et @type. L’attribut @ref doit contenir le précédent identifiant IITA de votre organisation tandis que l’attribut @type doit porter la valeur « B1 », qui correspond à l’identifiant précédent de l’organisation déclarante.

Changer l’identifiant de signataire de votre organisation

Dans le registre de l’IITA, chaque compte de signataire est associé à un identifiant de signataire unique. Il s’agit généralement de l’abréviation du nom de votre organisation que l’on retrouve dans l’adresse URL de votre page de signataire.

Si le nom de votre organisation a changé et que vous souhaitez adapter votre identifiant en conséquence, vous pouvez le faire à tout moment. Suivez ces étapes pour que les outils qui utilisent les données de l’IITA puissent toujours importer correctement vos fichiers :

1. Contactez le Secrétariat de l’IITA pour le prévenir que votre organisation prévoit de changer son identifiant de signataire. Remarque : vous devez procéder à ces étapes même si vous utilisez IATI Publisher.
2. Le Secrétariat de l’IITA vous posera certainement des questions sur les raisons qui vous poussent à le faire, et vous communiquera des instructions. Veuillez noter que seul le Secrétariat de l’IITA peut mettre à jour votre identifiant de signataire dans le registre de l’Initiative. Veuillez attendre la confirmation du Secrétariat de l’IITA avant de modifier vos données.
3. Si vous utilisez un outil de publication, vérifiez s’il est nécessaire de mettre à jour votre identifiant sur l’outil ; ceci est par exemple le cas avec AidStream.
4. Une fois que le Secrétariat de l’IITA a mis à jour votre identifiant de signataire, vous devrez supprimer tous les fichiers de données de votre compte de signataire. Cette étape efface le lien entre le registre de l’IITA et vos fichiers XML soumis à l’IITA, mais ne supprime pas l’emplacement où les fichiers sont hébergés. Pour cela, cliquez sur l’onglet « Datasets » (Ensembles de données) après avoir mis à jour votre identifiant de signataire.
5. Republiez les fichiers de données sur votre compte mis à jour.